Tôi từng trải qua giai đoạn quản lý bán hàng thủ công, rồi chuyển sang phần mềm. Sự khác biệt lớn khiến tôi hiểu rõ vì sao câu hỏi “Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng?” lại quan trọng. Tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm, thời điểm, lợi ích và rủi ro để bạn cân nhắc chính xác.
1. Khi nào nên cân nhắc dùng phần mềm quản lý bán hàng?
Dù bạn đang điều hành một cửa hàng nhỏ lẻ hay vận hành chuỗi bán lẻ nhiều chi nhánh, sẽ đến một thời điểm mà quản lý thủ công không còn phù hợp. Vậy khi nào là thời điểm phù hợp để chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng?
Khi bạn gặp khó khăn trong việc kiểm soát tồn kho
Nếu bạn thường xuyên gặp các tình huống như hết hàng đột ngột, không biết còn bao nhiêu sản phẩm trong kho, hoặc nhập hàng trùng lặp, đó là dấu hiệu rõ ràng rằng bạn cần hệ thống hóa quy trình tồn kho. Phần mềm sẽ giúp bạn cập nhật tồn kho theo thời gian thực, tự động trừ số lượng khi có đơn hàng, và cảnh báo khi sắp hết hàng.
Khi doanh thu ngày càng tăng, nhưng bạn không rõ lời - lỗ thế nào?
Khi số lượng đơn hàng tăng, việc tính toán thủ công bằng Excel hoặc sổ sách dễ dẫn đến thiếu sót trong ghi nhận chi phí, nhầm lẫn doanh thu, và không biết đâu là sản phẩm lời nhất. Lúc này, phần mềm có thể giúp bạn tự động tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận, thậm chí phân tích theo từng nhóm hàng, từng kênh bán.
Tôi từng dùng Google Sheet để tính doanh thu, nhưng khi cộng gộp dữ liệu sai lệch tới gần 15%. Phần mềm giúp tôi tránh được lỗi cộng tay và có cái nhìn rõ hơn về tình hình kinh doanh thực sự.
Khi bạn có nhân viên, hoặc đội ngũ bán hàng
Quản lý thủ công thường khiến chủ shop không kiểm soát được nhân viên làm gì, bán gì, và có “gian lận” không. Phần mềm giúp bạn phân quyền rõ ràng, theo dõi được lịch sử thao tác, đối chiếu đơn hàng – giúp bạn yên tâm hơn khi vắng mặt tại cửa hàng.
Khi bạn bán hàng đa kênh (Online + Offline + TMĐT)
Nếu bạn bán hàng trên nhiều nền tảng như Facebook, Shopee, Lazada, cửa hàng vật lý, việc quản lý đơn hàng và tồn kho riêng biệt sẽ rất rối. Phần mềm quản lý bán hàng có thể đồng bộ đơn – kho – khách hàng – vận chuyển giữa các nền tảng, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh trùng đơn hoặc thiếu sót.
Khi bạn muốn phát triển bài bản và chuyên nghiệp hơn
Kinh doanh bền vững đòi hỏi quy trình rõ ràng. Dùng phần mềm quản lý là cách để bạn chuyển từ “bán hàng theo cảm tính” sang “quản lý bằng dữ liệu”. Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định đúng thời điểm, đầu tư đúng sản phẩm, kênh bán và nhân sự phù hợp.
Không phải lúc nào phần mềm cũng là lựa chọn bắt buộc nhưng nếu bạn đang tốn thời gian mỗi ngày cho việc nhập liệu, cộng sổ, kiểm kho thủ công, thì đầu tư phần mềm sẽ giúp tiết kiệm đáng kể. Quan trọng hơn, nó giúp bạn làm chủ hoạt động kinh doanh thay vì bị cuốn vào công việc vụn vặt.
2. Những khó khăn hoặc hạn chế khi dùng phần mềm
Chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang phần mềm là một bước tiến lớn nhưng không phải không có rào cản. Việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng đi kèm với một số khó khăn ban đầu cần chuẩn bị tâm thế.
Chi phí triển khai và duy trì
Không phải phần mềm nào cũng miễn phí. Đa phần các phần mềm chất lượng sẽ yêu cầu chi phí mua gói theo tháng hoặc theo năm, tùy theo số lượng tính năng và quy mô sử dụng. Với những shop mới khởi nghiệp, đây có thể là một khoản đầu tư cần đắn đo.
Thời gian làm quen và đào tạo
Một trong những rào cản phổ biến là tâm lý ngại thay đổi. Người bán - đặc biệt là những ai đã quen dùng Excel hay sổ sách thường mất vài ngày đến vài tuần để làm quen với giao diện và quy trình mới.
"Phần mềm nhìn thì dễ nhưng thao tác vẫn thấy lúng túng ban đầu." Vì thế, tôi thường khuyên họ bắt đầu với bản dùng thử, thao tác đơn giản trước rồi mới mở rộng tính năng. Đây là cách tiếp cận nhẹ nhàng và hiệu quả.
Phụ thuộc vào thiết bị và internet
Phần lớn phần mềm bán hàng hiện nay đều là dạng cloud-based (hoạt động trên nền tảng đám mây). Điều này yêu cầu cửa hàng phải có thiết bị phù hợp (máy tính, điện thoại thông minh, máy in bill...) và kết nối mạng ổn định.
Nỗi lo về bảo mật và mất dữ liệu
Một số người bán lo ngại rằng nếu đổi phần mềm hoặc nhà cung cấp ngừng hoạt động, toàn bộ dữ liệu khách hàng, đơn hàng, doanh thu sẽ bị mất. Đây là tâm lý phổ biến và hoàn toàn hợp lý.
Lời khuyên: Hãy lựa chọn phần mềm của các đơn vị uy tín, có lịch sử hoạt động lâu dài, có cam kết backup và hỗ trợ chuyển dữ liệu, tránh các phần mềm tự phát hoặc không rõ nguồn gốc.
Phần mềm không phù hợp với mô hình kinh doanh
Không phải phần mềm nào cũng “đo ni đóng giày” cho mọi cửa hàng. Nhiều người chọn phần mềm quá phức tạp so với nhu cầu thực tế dẫn đến thừa tính năng, khó sử dụng. Ngược lại, nếu chọn bản quá đơn giản, bạn sẽ không có báo cáo sâu hoặc kết nối đa kênh.
Trước khi quyết định, hãy xác định rõ mục tiêu sử dụng, bạn cần gì: quản lý đơn hàng? kiểm kho? báo cáo lời lỗ? bán đa kênh?... Điều này giúp chọn đúng phần mềm, đúng tầm giá.
Có khó khăn, nhưng hoàn toàn có thể giải quyết
Bất kỳ công nghệ nào cũng đi kèm với chi phí và sự thay đổi trong thói quen vận hành. Tuy nhiên, phần mềm quản lý bán hàng hiện đại ngày càng đơn giản, dễ dùng và có đội ngũ hỗ trợ hướng dẫn rất cụ thể. Khi vượt qua được giai đoạn đầu làm quen, bạn sẽ thấy giá trị mà nó mang lại vượt xa kỳ vọng ban đầu.
3. Lợi ích rõ ràng khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Sau nhiều năm tư vấn và triển khai phần mềm cho các chủ shop từ nhỏ lẻ đến chuỗi cửa hàng, tôi rút ra một điều đơn giản: nếu vận hành tốt, phần mềm không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn. Những lợi ích sau đây không phải chỉ là lý thuyết mà là điều tôi chứng kiến mỗi ngày trong quá trình hỗ trợ khách hàng.
Phần mềm giúp quản lý kho hàng hiệu quả
Bạn đang kinh doanh, bạn đau đầu vì phải quản lý khối lượng công việc nhiều? Bạn vừa phải liên hệ nhà cung cấp, tìm nguồn hàng, sắp xếp các khâu vận chuyển, quản lý kho hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, lên chiến lược marketing,... Bên cạnh đó, để cân đối doanh số, chi phí, lời lãi cũng phải bỏ thời gian tính toán, cân đo đong đếm.
Giải pháp cho những vấn đề trên trở nên đơn giản và dễ quản lý là sử dụng công cụ hỗ trợ. Chúng ta có thể sử dụng Excel. Bảng tính Excel có thể giúp quản lý, tính toán rõ ràng nhưng dữ liệu không bảo mật và yêu cầu bạn cần thành thạo và học các hàm để tính toán.
Tăng doanh thu và giảm chi phí quản lý
Bên cạnh quản lý kho hàng hiệu quả, cửa hàng của bạn muốn giảm chi phí quản lý nhân viên, quản lý hàng hóa, quản lý công nợ...? Tối ưu chi phí thì doanh thu cũng sẽ tăng. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ được kết nối tự động với các thiết bị: máy bán hàng, máy quét mã vạch, két tiền, máy in hóa đơn... Việc kết nối với các thiết bị này giúp quy trình tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thanh toán diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn, dễ dàng sử dụng.
Theo dõi báo cáo mọi lúc, phân quyền nhân viên rõ ràng
Như đã đề cập ở trên, Chức năng phân quyền nhân viên nghĩa là bạn có thể giao việc cho nhân viên tùy theo vau trò. Bạn có thể quản lý nhân viên đúng vị trí và trách nhiệm. Những người khác không thể can thiệp nếu không có phận sự hay nghĩa vụ.
Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ giám sát năng suất hoạt động của mỗi nhân viên. Tất cả các hoạt động, thao tác trên phần mềm đều được lưu trữ lịch sử để hoàn tác, theo dõi, chỉnh sửa phù hợp. Nếu phần mềm có phản hồi bất thường, cả nhân viên hay người quản lý cũng dễ dàng tiếp nhận và xử lý kịp thời.
Quy trình bán hàng, tìm kiếm sản phẩm, xuất hóa đơn, thanh toán đều được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chính là giải pháp mà hàng nghìn chủ cửa hàng, doanh nghiệp đang sử dụng. Chỉ cần kết nối internet là chúng ta có thể xem thông tin, tra cứu, quản lý từ xa, đồng bộ dữ liệu.
Quản lý chăm sóc khách hàng
Với các cửa hàng bán lẻ, phần mềm quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ chăm sóc khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng: lưu thông tin tên, số điện thoại, email, hóa đơn,.. dễ tra cứu, lọc kết quả.
Quản lý công nợ khách hàng chính xác: Trường hợp khách hàng thanh toán nợ, chủ cửa hàng thường mất thời gian tìm kiếm, đôi lúc xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến doanh thu. Với phần mềm quản lý khách hàng, bạn chỉ việc tra cứu và quản lý công nợ với vài thao tác đơn giản, chính xác.
4. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp
Việc chọn đúng phần mềm quản lý bán hàng không đơn thuần là mua một công cụ, mà là chọn một người đồng hành cho hành trình phát triển kinh doanh. Với vai trò là một chuyên gia triển khai hệ thống cho hàng trăm cửa hàng đa ngành, tôi nhận thấy rằng, khi chủ shop lựa chọn phần mềm chỉ vì “nghe nói tốt” mà không dựa trên tiêu chí rõ ràng, thì rất dễ mất tiền - mất thời gian - không dùng được.
Những tiêu chí cốt lõi giúp bạn chọn đúng phần mềm, đúng nhu cầu, đúng ngân sách:
Dễ sử dụng, phù hợp với người không rành công nghệ
Một phần mềm tốt phải giao diện thân thiện, dễ hiểu và thao tác đơn giản. Chủ shop, nhân viên mới, hay người lớn tuổi đều có thể làm quen trong 1 - 2 buổi hướng dẫn.
Tính năng phù hợp với quy mô và ngành hàng
Không phải phần mềm nào cũng cần tích hợp đầy đủ mọi thứ. Shop nhỏ bán offline thì ưu tiên nhập - xuất hàng, tính tiền nhanh. Còn shop online nhiều kênh sẽ cần thêm quản lý tồn kho đa kênh, kết nối sàn TMĐT, gửi tin nhắn…
Hệ thống báo cáo rõ ràng, dễ hiểu, có chiều sâu
Báo cáo là yếu tố tạo ra lợi nhuận - nếu dùng đúng. Phần mềm nên có khả năng hiển thị doanh thu theo ngày, theo kênh, theo nhân viên, theo sản phẩm; đồng thời có báo cáo lãi lỗ, tồn kho, đơn hàng theo trạng thái.
Dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng và đào tạo
Hệ thống tốt mà không có người hỗ trợ nhiệt tình thì cũng bằng không. Hãy ưu tiên phần mềm có đội ngũ chăm sóc chuyên nghiệp, có tài liệu hướng dẫn, có thể gọi hotline hoặc inbox để được giải đáp khi gặp lỗi.
Chi phí minh bạch, phù hợp ngân sách
Bạn cần hiểu rõ: chi phí phần mềm không chỉ là giá mua, mà còn bao gồm chi phí vận hành, hỗ trợ, cập nhật tính năng. Nên chọn phần mềm có bảng giá rõ ràng, không phát sinh ẩn và phù hợp với mức đầu tư hiện tại của cửa hàng.
Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng? Hy vọng những thông tin mà HiVi cung cấp sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kinh doanh. Cảm ơn các bạn đã đọc!