9 CÁCH ĐỂ NÓI KHÔNG VỚI DEADLINE VÀ CÔNG VIỆC BẬN RỘN

Nói “không” là sự khác biệt giữa một lịch trình kín và một lịch trình mở. Nó phân biệt giữa việc có quá nhiều nhiệm vụ và có vừa đủ số lượng. Nó phân biệt giữa những giờ làm việc điên rồ và hoàn thành deadline mà không có căng thẳng.

Nhưng nói không có thể sẽ khó khăn. Bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái khi nói không bởi vì bạn lo lắng về việc làm phiền lòng mọi người, nó khiến cho bạn trông như không thể xử lý được khối lượng công việc của mình hoặc bỏ lỡ các cơ hội cả hiện tại và trong tương lai.

Nhưng sự thật là mỗi khi bạn không bao giờ nói không, kết quả mà bạn sợ sẽ xảy ra với bạn sẽ có thể đến với bạn với khả năng cao hơn. Và khi bạn nói “không” – khi cần thiết – bạn giảm khả năng gây ra những lỗi sai do bất cẩn và giữ sự tỉnh táo của bạn

Vậy, làm thế nào để bạn nói không? Là một cố vấn về quản lý thời gian, tôi thường xuyên làm việc với những khách hàng cần được cố vấn về việc học cách thiết lập ranh giới và từ chối các yêu cầu khi cần thiết. Dưới đây là một vài chiến lược tốt nhất của tôi để nói không trong ba lĩnh vực quan trọng: cam kết về thời gian, nhiệm vụ và khung thời gian

1. CAM KẾT VỀ THỜI GIAN
Để mở rộng một cách đáng kể khoảng thời gian trong lịch làm việc của bạn, bạn cần phải bắt đầu nói không với các cam kết về thời gian mà không được sử dụng triệt để nhất trong ngày của bạn. Điều này có nghĩa là chuyển hướng bản thân khỏi con đường ít sức cản nhất (chấp nhận tất cả các yêu cầu đến với bạn), và thay vào đó hãy tự hỏi mình: “Đây có phải là sự đầu tư đúng đắn về mặt thời gian của tôi không?”

Chẳng hạn, hãy cho rằng bạn đang được yêu cầu làm tình nguyện trong một ủy ban. Đó là một sáng kiến tốt nhưng không phù hợp với đam mê cá nhân hoặc mục tiêu phát triển nghề nghiệp của bạn. Điều đó có nghĩa là tối thiểu ba đến năm giờ trong số thời gian làm việc của bạn mỗi tháng, cộng thêm tối đa 36-60 giờ trong suốt một năm để làm công việc tình nguyện đó. Đây là cách để bạn có thể từ chối một cách nhẹ nhàng nhất:

“Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã mời tôi tham gia ủy ban này. Tôi thực sự vinh dự, nhưng tôi rất tiếc phải từ chối bởi vì tôi hiện tại đang quá nhiều công việc. Cảm ơn vì đã thông cảm”

Hoặc khi bạn được yêu cầu tham dự một cuộc họp mà sự hiện diện của bạn là không cần thiết. Trong khi những người khác trong nhóm của bạn có thể phù hợp hơn so với bạn. Bạn có thể từ chối lời mời họp và nói:

“Tôi đã thấy lời mời tham dự cuộc họp. Tôi đánh giá cao về sự kiện đang diễn ra này. Jerry sẽ đại diện cho đội của chúng tôi. Tôi biết anh ấy sẽ làm một công việc tuyệt vời và sẽ báo cáo lại bất cứ điều gì chúng tôi cần biết.”

Hoặc có lẽ bạn được mời đi ăn trưa với những người bạn thường xuyên gặp và bạn đang có một dự án để làm việc, muốn đi đến phòng tập thể dục, hoặc đơn giản là chỉ muốn nghỉ ngơi. Bạn có thể nói:
“Cảm ơn rất nhiều vì đã có lời mời, nhưng tôi đã có hẹn với người khác mất rồi.”

Nói không với các cam kết về thời gian mà không phù hợp với các ưu tiên hoặc nhu cầu của bạn có thể dẫn đến một chút khó chịu ban đầu nhưng cuối cùng bạn sẽ tiết kiệm được hàng giờ.

2. NHIỆM VỤ
Hầu hết mọi người có nhiều nhiệm vụ hơn trong “danh sách việc cần làm” của họ hơn là những gì họ có thể hoàn thành trong một ngày. Điều này đặc biệt đúng đối với những cá nhân cố gắng giúp đỡ mọi người trước khi hoàn thành công việc của chính mình. Để thoát ra khỏi chu kỳ này, đã đến lúc bắt đầu nói không.

Chẳng hạn, khi ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó không phải là công việc của bạn, bạn có quyền nói không. Nhưng nếu bạn đã nói đồng ý quá nhiều trong quá khứ, bạn có thể cần phải thực hiện một số cách lại để phá vỡ thói quen của mọi người nhờ bạn giúp đỡ cho mọi thứ kể cả những thứ nhỏ nhặt nhất. Họ sẽ dần nhận ra, đặc biệt nếu phản hồi của bạn nghe giống như một trong những điều sau:

“Đó không phải là lĩnh vực chuyên môn của tôi. Tôi rất vui được cung cấp cho bạn thông tin liên hệ của Cheryl, và tôi chắc chắn cô ấy sẽ rất vui lòng giúp bạn với câu hỏi đó.”

“Tôi nghĩ Tim, thực tập sinh của chúng ta, có thể đặt bữa trưa cho cuộc họp ngày mai. Tôi sẽ chuyển lời cho anh ấy.”
“Thông thường, người tổ chức cuộc họp lấy báo cáo cho buổi thuyết trình.”

Khi bạn được yêu cầu tham gia một dự án không bắt buộc và bạn đã có nhiều việc phải làm hơn là bạn có thể hoàn thành ngay bây giờ, đó cũng là lúc để từ chối một cách nhẹ nhàng. Bạn có thể nói:

“Đây có vẻ là một sáng kiến thực sự thú vị. Thật không may, tôi đã tối đa hóa những gì tôi có thể đảm nhận ngay bây giờ. Tôi có thể sẽ không làm được điều kiện này trong một vài tuần / tháng. Vì điều này rất quan trọng với bạn, nên có lẽ tốt nhất là bạn nên trao nó cho người có thể dành thời gian và sự chú ý nhiều hơn.

Cuối cùng, khi bạn có một cuộc họp và mọi người đang nói về những nhiệm vụ khác nhau cần hoàn thành nhưng bạn không có thời gian để đảm nhận nhiều hơn, hãy cư xử một cách thận trọng bằng cách: Không nói gì. Ngồi yên và đừng tình nguyện. Tôi thực sự có những khách hàng cần được cố vấn đã hỏi tôi mỗi lần chúng tôi nói chuyện: “ Bạn tình nguyện làm việc gì bao nhiêu lần?” Không đề nghị giúp đỡ là một trong những cách tốt nhất để nói không.

3. KHUNG THỜI GIAN
Đôi khi các nhiệm vụ cần hoàn thành nằm trong trách nhiệm của bạn, nhưng thời gian để hoàn thành yêu cầu đó lại là vấn đề. Trong những trường hợp này, câu hỏi khi nào và ở đâu bạn có thể, nó rất hữu ích để nói không với lịch trình không hợp lý.

Tôi biết rằng kỳ vọng tại mỗi nơi làm việc có thể khác nhau, vì vậy tùy thuộc vào công việc của bạn, bạn có thể không thể sử dụng các chiến lược này. Nhưng đối với những người bạn có một số quyền, hãy xem xét những cách này để đẩy lùi deadline đề xuất.

Nếu bạn được yêu cầu làm một việc nhỏ vào ngày hôm nay khi trên thực tế lại không có giới hạn về mặt thời gian, hãy đề ra một deadline khác. Ngay cả một hoặc hai ngày của cũng có thể chuyển một cái gì đó từ một sự thất vọng của bạn ở văn phòng sang một việc không phải là một vấn đề lớn:

“Tôi rất muốn giúp bạn, nhưng hôm nay tôi đã kín lịch cùng các cam kết với [sếp, khách hàng của tôi, v.v.]. Tôi sẽ làm điều này cho bạn vào thứ Sáu.”

Điều này có thể làm phiền một số người. Nhưng hy vọng trong thời gian dài, nó sẽ dạy họ cách thông báo cho bạn nhiều hơn. Một số bộ phận đưa ra các chính sách xoay quanh việc họ cần bao nhiêu thời gian để xoay quanh các tài liệu – ví dụ hai hoặc ba ngày

Nếu bạn thường xuyên bị làm phiền vào các buổi tối và cuối tuần, và bạn có khả năng thiết lập ranh giới, hãy cố làm điều đó. Không có thời gian nghỉ có thể gây ra sự kiệt sức đáng kể. Một cách để tránh làm việc ngoài giờ bất ngờ là tránh xa điện thoại và email công việc của bạn. Nhưng nếu bạn phải nói điều gì đó, hãy gửi thư trả lời như thế này:

“Chào Joe! Tôi chỉ muốn cho anh biết rằng tôi đã nhận được email từ anh. Tôi sẽ xem xét yêu cầu của anh đầu tiên khi tôi quay lại văn phòng.”

Cuối cùng, nếu bạn nhận được một dự án lớn mà bạn cần phải làm nhưng deadline ban đầu là không hợp lý với các cam kết khác của bạn, bạn có thể thương lượng theo một số cách. Nếu vấn đề này có liên quan đến sếp của bạn, bạn có thể giải thích các ưu tiên khác nhau của mình và hỏi về định hướng về những gì cần tập trung đầu tiên.

Nếu tình huống liên quan đến ai đó không phải là sếp của bạn nhưng bạn có khả năng đặt ra giới hạn, bạn có thể quay lại với họ bằng một đề xuất khác. Nếu tình huống liên quan đến ai đó không phải là sếp của bạn, nơi bạn không có quyền đẩy lùi deadline, bạn có thể sẽ phải lôi kéo sếp của mình vào những cuộc trò chuyện đó. Cuối cùng, những lời đề nghị đó có thể giống như thế này:

“Tôi nghe nói rằng sếp sẽ thích điều này xong vào cuối tháng. Nhưng với các dự án khác mà chúng ta đang thực hiện, việc đáp ứng deadline đó là điều không thể. Tôi muốn đề xuất một deadline vào giữa tháng tới. Liệu rằng nó nghe có hợp lý hơn không?”

Những cuộc trò chuyện này cũng có thể dẫn đến các cuộc thảo luận xung quanh việc thu hút các nguồn lực khác, chẳng hạn như nhà thầu hoặc tái cân bằng công việc.

Nói “không” thực sự không dễ dàng. Nhưng nó rất đáng giá. Bạn nên cân nhắc sử dụng các mẹo và cụm từ được đề xuất này trong công việc của riêng bạn, hãy đảm bảo bạn giao tiếp nhanh chóng. Mọi người thường chấp nhận lời từ chối dễ dàng hơn khi bạn không trì hoãn.

Và hãy giao tiếp với sự tự tin. Bạn không cần phải xin lỗi quá nhiều. Nói những gì bạn cần nói và sau đó bỏ qua chuyện cũ. Hãy nhớ rằng, bằng cách nói “không”, bạn đang nói “có” với những gì thực sự quan trọng với thời gian của bạn.

admin

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *